Nakon što projekat prođe pozitivnu evaluaciju, koordinatori (PaCo) iz svih institucija učesnica su obavezni da rade na pripremi ugovora kroz koji će se projekat sprovoditi. Poželjno je da svi partneri na konkretnom projektu osobe u sledeće ulogama (crveni se MORAJU obezbediti):
| Naziv uloge | Ko je to | Opis |
| Coordinator Contact (CoCo) | Osoba koja vodi celokupan projekat, odnosno ona koja Vas je pozvala da učestvujete. | Upravlja i vodi celokupanim projektom. Nominuje tj. unosi u sistem koordinatore iz institucija učesnica (PaCo) |
| Participant Contact (PaCo) | Osoba koja u ime institucije učestvuje na određenom projektu. | Odgovorna je za sve podatke u vezi učešća institucije u određenom projektu. Nominuje osobe za potpisivanje (PLSIGN i PFSIGN), tako što ih izabira sa liste koju održava isključivo LEAR. |
| Project Legal Signatory (PLSIGN) | Osoba ovlašćena da potpisuje dokumente u ime institucije za određeni projekat | Elektronski potpisuje sva dokumenta koja mu dostavlja PaCo kroz EES. |
| Project Financial Statement Signatory (PFSIGN) | Osoba ovlašćena da potpisuje FINANSIJSKE dokumente u ime institucije za određeni projekat | Elektronski potpisuje sva FINANSIJSKA dokumenta koja mu dostavlja PaCo kroz EES. |
| Task Manager (TaMa) | Osoba koja učestvuje u projektu i kojoj je PaCo dodelio ovlašćenja. Sve akcije koje je sproveo mora overiti PaCo | |
| Team Member (TeMe) | Osoba koja samo ima uvid u sve što se dešava u ime organizacije na određenom projektu |
| Postupak dodele PLSIGN i PFSIGN | |
| Osobe koje su nadležne za potpisivanje je za instituciju uneo LEAR. Predstavnik institucije u projektu (PaCo) je dužan da te iste osobe potvrdi i za sledeće uloge u konkretnom projektu: PLSIGN – Project Legal Signatory i PFSIGN – Project Financial Statement Signatory. Nakon izbora osoba u ove dve uloge, sva dokumenta za potpisivanje će im sistem prosleđivati pravovremeno. Obaveštenje da je dokument spreman za potpisivanje (kao i način pristupa dokumentu), pored PLSIGNA / PFSIGNA, uvek dobija i predstavnik institucije.Potpisivanje je isključivo elektronski. Portal omogućava da se svaki potpisani dokument i odštampa. Evropska komisija štampane potpisane dokumente neće tražiti. |
 |
| Uredjivanje ostalih podataka | |
| Neophodno je utvrditi i da li nedostaju još neki podaci/dokumenti za instituciju partnera, a koji su nužni za formiranje Ugovora. Sistem (e-maliom) obaveštava predstavnika institucije šta nedostaje. Postupak dopune podataka se obavlja kroz MP (Manage Project) u liniji projekta, i nakon toga izborom linka Grant agreement data. Ukoliko se dobije poruka: Not Found. The requested URL /research/participants/research/ participants/grants-app/GAP-643410 was not found on this server., pokušajte sa sledećom adresom: https://ec.europa.eu/research/ participants/grants-app/gap/h2020/643410 Naravno zameniti broj projekta brojem svog projekta |
 |
| Ekrani prikazuju korake koji su preuzeti nakon sledećih poruka:Beneficiary 43 (UB) • The Beneficiary 999641843 has no Legal Signatory representative selected [Project Representatives] korak 5 • This beneficiary must specify whether is subject to the sole jurisdiction of European Court of Justice (Art 57.2). [ecjAllowed] koraci 6 i 7Preporuka je da se podaci dopune odmah nakon dobijanja obaveštenja, jer se procedura nastavlja tek nakon što svi učesnici korektno dopune podatke. Dodatno, ugovor mora biti potpisan najkasnije 3 meseca od dana zvanično dobijenog rezultata evaluacije. |
 |
